Cargando...Una reforma de oficina que incluya la creación de una sala de videoconferencia híbrida necesita cinco elementos básicos: cámara, micrófono, sistema de altavoces, pantalla y una solución de videoconferencia. Pero que todos ellos estén presentes no garantiza por sí solo que la reunión funcione bien. El tamaño de la sala, la acústica, la iluminación, la red y la posición de cada equipo son igual de importantes, especialmente cuando la sala forma parte de una reforma de oficina o de una mejora del espacio de trabajo.
La clave está en conseguir que quienes están a distancia puedan ver, escuchar y participar casi tan fácilmente como quienes están dentro de la sala.
Hoy te contamos cómo conseguirlo sin que la tecnología convierta cada reunión en una gymkana.
¿Qué es una sala de videoconferencia híbrida y en qué se diferencia de una sala “normal”?
Una sala híbrida dentro de una oficina está pensada para que las personas que están en la sala y las que se conectan en remoto puedan participar al mismo tiempo en la reunión, en buenas condiciones de imagen, sonido y visibilidad del contenido.
Una sala convencional puede funcionar bien para una reunión presencial, pero cuando parte del equipo se conecta desde casa, otra sede o las instalaciones de un cliente, empiezan a aparecer los problemas habituales: mala imagen, sonido irregular, eco, dificultades para compartir documentos o varios minutos perdidos intentando conectar todo.
Por eso, una buena sala de reuniones híbrida no depende solo del equipo audiovisual. También necesita una distribución adecuada, una acústica cuidada y una integración coherente con el diseño de la oficina.
Los 5 elementos que necesita cualquier sala de reuniones híbrida:
Aunque todos forman parte del mismo sistema, cada elemento resuelve una necesidad diferente. Te contamos cómo equipar una sala de videoconferencia híbrida dentro de tu oficina para que funcione de verdad.
Cámara para videoconferencia.
La cámara de una sala de reuniones con tecnología integrada debe captar correctamente a los asistentes sin obligarlos a amontonarse frente a ella.
Dependiendo del tamaño de la sala, puede ser suficiente una cámara fija gran angular o una barra de videoconferencia todo en uno, o integrar sistemas que utilizan funciones de IA para detectar participantes, ajustar el encuadre o destacar al interlocutor en espacios de mayor tamaño.
Micrófono para sala de reuniones.
El sonido en una reunión tiene tanta importancia como la imagen, o incluso más. Podemos tolerar durante unos segundos una cámara mediocre; mantener una reunión entera sin entender lo que dice la otra persona es bastante más complicado.
Micrófonos integrados en barras de vídeo, micrófonos de mesa, micrófonos de techo o sistemas que dirigen la captación hacia quien está hablando: la solución dependerá del alcance necesario, la geometría de la sala, su acústica, la altura del techo y la posición de los usuarios.
Altavoces o barra de sonido.
Los participantes que se encuentren en la sala deben escuchar las voces remotas con claridad desde cualquier posición.
Para una sala pequeña, una barra audiovisual puede integrar cámara, micrófonos y altavoces en un único dispositivo. En espacios mayores puede ser necesario distribuir el sonido o utilizar sistemas de audio específicos.
Superficies duras, grandes mamparas de vidrio y espacios casi vacíos pueden provocar ecos que después intenta corregir el software. La tecnología ayuda, pero no hace magia. Por eso, cuando una sala de reuniones se plantea dentro de una reforma de oficina, conviene estudiar también la acústica, la distribución y los materiales para que el resultado funcione de verdad en el día a día.
Pantalla para videollamadas.
La pantalla debe permitir ver tanto a los participantes remotos como al contenido compartido sin esfuerzo. La distancia de visualización, la profundidad de la sala, el tipo de contenido y la disposición de la mesa pueden cambiar la elección.
En algunos espacios también puede ser útil disponer de más de una pantalla para separar a los asistentes remotos de las presentaciones o documentos compartidos.
Software o hub de sala.
Finalmente necesitamos decidir cómo se inicia y gestiona la reunión. Una sala de reuniones moderna puede incorporar un controlador táctil, software y hardware para iniciar reuniones sin depender del portátil de una persona.
Cuanto más sencillo sea el proceso para el usuario, mejor. Una sala perfectamente equipada pierde buena parte de su utilidad si cada reunión empieza buscando cables, adaptadores o a la única persona que sabe ponerla en marcha.
Errores comunes al equipar una sala híbrida y cómo evitarlos con una buena reforma de oficina.
Muchos problemas de una sala híbrida no vienen del equipo elegido, sino de cómo se ha integrado en el espacio. Estos son algunos de los errores que conviene detectar al diseñar o reformar una oficina:
- Colocar la cámara demasiado alta o demasiado lejos: una cámara encima de una pantalla situada muy alta puede producir una perspectiva poco natural. Conviene intentar que su posición se aproxime a la línea visual de las personas sentadas.
- Ignorar la acústica: cristal, hormigón, paredes desnudas y techos muy reflectantes pueden hacer que una conversación presencial suene perfectamente aceptable y que, sin embargo, el micrófono recoja demasiada reverberación. Paneles acústicos, techos absorbentes, cortinas u otros tratamientos pueden mejorar notablemente el resultado.
- No cuidar la iluminación: una ventana justo detrás de los participantes puede convertirlos prácticamente en siluetas. Siempre que sea posible, la luz principal debe llegar desde delante o lateralmente.
- Depender únicamente del Wi-Fi: una red inalámbrica puede funcionar bien, pero para una sala fija es recomendable valorar una conexión estable.
- Estrenar y probar la sala el día con antelación: probar cámara, micrófonos, audio, presentación de contenido, conexiones y comportamiento de la red con antelación, evitará muchos “sustos”.
Preguntas frecuentes sobre salas de videoconferencia híbridas en espacios de oficina.
¿Qué cámara necesito para una sala de videoconferencia?
Para una sala pequeña suele funcionar bien una cámara gran angular o una barra de vídeo con cámara integrada. En salas más profundas y de mayor tamaño, puede ser preferible una cámara con autoencuadre o incluso un sistema multicámara. La elección depende más de las dimensiones y la disposición de los participantes que del número de personas por sí solo.
¿Qué tipos micrófonos necesito según el tamaño de la sala?
No existe una proporción fija de un micrófono por determinado número de usuarios. Hay que considerar el alcance del dispositivo, la longitud de la mesa, la acústica y la posición de los asistentes. Una sala pequeña puede resolverse con una barra integrada; una sala grande puede necesitar varios puntos de captación.
¿Qué influye en el coste a la hora de equipar una sala de reuniones híbrida?
¡Depende! Puede ir desde una configuración sencilla hasta instalaciones muy superiores en salas grandes. Influyen la cámara, audio, pantallas, sistema de control, licencias, cableado, instalación, red y acondicionamiento acústico. Por eso conviene presupuestar cada sala de forma individual con un equipo de expertos en reformas de oficina.
Una sala híbrida que funciona: Cuando el espacio y la tecnología se diseñan juntos.
Equipar una sala de videoconferencia híbrida no consiste únicamente en comprar una cámara, una pantalla y un micrófono.
Cuando la sala forma parte de una reforma integral de oficina, tiene sentido plantear conjuntamente el espacio, las instalaciones, la acústica, la iluminación y el equipamiento audiovisual. Así, la tecnología puede integrarse en el diseño de la oficina en lugar de convertirse en un añadido posterior.
Una oficina orientada al futuro es una oficina con éxito asegurado. Integra la tecnología que tu equipo necesita con nosotros y conseguirás un espacio a la altura de tu empresa.
Fuente de las imágenes: ChatGPT.