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28.02.2018

Creando el ambiente perfecto para la sala de reuniones

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Cuando organizamos una reunión, ya sea con clientes o entre empleados, nos interesa ofrecer algo más que solo sillas, un proyector y una pizarra. El objetivo es crear el ambiente perfecto para la reunión. Para ello hay que pensar en todos los detalles, desde la iluminación hasta la climatización. Lo importante es impresionar positivamente a los invitados.

¿Por qué es importante el ambiente en las salas de reuniones? Sencillo, estas reuniones son esenciales para el crecimiento y expansión de cualquier negocio. Una sala de reuniones acogedora, elegante y muy bien equipada con el mobiliario adecuado permitirá comunicar mejor y fortalecer las relaciones entre los asistentes. Puede incluso captar nuevos clientes o cerrar tratos importantes.

Veamos algunos aspectos de las salas de reuniones que contribuyen al éxito empresarial:

Iluminación

Demasiado brillo puede provocar dolores de cabeza y mareos, mientras que luces muy suaves, aunque ideales para la lectura y visualización de pantallas, puede provocar somnolencia. Lo ideal sería disponer de un regulador de intensidad para ajustar la iluminación a conveniencia. Si es una habitación con entrada de luz natural, lo más seguro es que tenga que instalar estores o cortinas. De todas maneras, lo primero es tener claro la utilidad que se le quiere dar a la sala de reuniones para que su diseño sea coherente y funcional.

Sonido

El sonido es un aspecto a menudo descuidado. Aunque probablemente sea imposible eliminar todos los ruidos, reducirlos tanto como sea posible ayuda a mejorar el ambiente en la habitación. Existen paneles acústicos que se pueden instalar en la pared o en el techo que permiten absorber tanto el ruido externo como el generado dentro. De esta manera conseguimos mantener el interés en la reunión y evitamos distracciones.

Temperatura

Una de las mayores pesadillas para el organizador de la reunión es encontrar la temperatura con el que sus invitados estén a gusto, una tarea casi imposible. La opción más recomendable es comenzar con un ambiente mas bien frio, ya que cuanta más gente haya en la habitación más aumentará la temperatura. Además, las personas tienden a quedarse menos dormidas con temperaturas frías.

Sillas

Posiblemente la pieza más importante en las salas de reuniones. En cuanto a materiales, las sillas oficina de cuero suelen ser las más utilizadas para estos casos, además de ser muy cómodas y duraderas. Tanto la ergonomía como la estética tienen que ir de la mano para que las sillas no desentonen con la decoración de la habitación. Las personas en la reunión tienen que ser capaces de girarse fácilmente para ver a la persona que habla o a los que estén sentados a su lado. Las sillas con ruedas son muy útiles pare esto.

Ponerse en pie

No querrá que sus invitados pasen todo el tiempo sentados. Diseñar una habitación con suficiente espacio que les permita ponerse de pie es lo ideal. Los asistentes que se levantan tienen niveles más altos de compromiso e incluso se vuelven más creativos en los brainstorming. Dinamizar estas reuniones también debería ser un objetivo, ya que así consigue que los clientes se sientan parte del negocio.

Fotos: www.officesnapshots.com